💡 Lo esencial: Las hojas de registro digitales mejoran la higiene, la facilidad de uso y la seguridad de los datos, transformando la trazabilidad en el sector de la limpieza.
En un mundo en el que la higiene y la eficiencia son esenciales, la transición de los hojas de registro en papel a los digitales se convierte en una obviedad.
Las hojas de registro digitales ofrecen muchas ventajas sobre sus homólogas en papel, sobre todo en términos de limpieza, comodidad y eficiencia.
Limitaciones de las hojas de registro de papel
#1 - No son higiénicos
Las hojas de control horario de papel (también conocidas como hojas de registro o de asistencia) son propensas a muchos problemas en términos de higiene, fiabilidad y seguridad general. En primer lugar, al ser de papel, se ensucian con facilidad. Esto puede contribuir a la propagación de gérmenes y bacterias, sobre todo en entornos muy frecuentados en los que varias personas las manipulan a lo largo del día.
#2 - Puede perderse o alterarse
Los hojas de registro en papel también son propensos a daños y pérdidas. Al ser ligeras y fáciles de transportar, pueden extraviarse o desecharse sin querer, lo que da lugar a registros incompletos o inexactos. Además, son propensos al desgaste, lo que significa que la información importante puede volverse ilegible, dificultando el análisis de datos y los procesos de toma de decisiones.
#3 - Pueden ser poco fiables
Además, los partes de asistencia en papel son vulnerables a los errores humanos y a la manipulación. Las entradas pueden falsificarse o modificarse, de forma intencionada o no, lo que provoca errores en los registros de asistencia y hace que los datos sean menos fiables. Esta falta de responsabilidad y trazabilidad puede afectar a la confianza en la exactitud y fiabilidad de la información registrada en los partes de asistencia en papel.
A continuación te explicamos por qué deberías pasarte a las hojas de registro digitales:
#nº 1 - La higiene y la seguridad son la prioridad nº 1
Las hojas de registro digitales eliminan el contacto físico, reduciendo así el riesgo de contaminación. Los usuarios pueden identificarse y registrar las limpiezas mediante tarjetas sin contacto o códigos QR, lo que garantiza una interacción segura.
#2 - Son fáciles de usar
¿Sabía que en lugar de pasar 5 minutos rellenando manualmente una hoja de registro, ahora los limpiadores pueden etiquetar en menos de 3 segundos para registrar una intervención?
Las hojas de registro digitales están diseñadas para ser intuitivas y rápidas de usar. Los empleados pueden registrarse fácilmente, lo que reduce los tiempos de espera y mejora la eficiencia operativa. Esto es especialmente beneficioso para las personas que pueden tener dificultades para leer o escribir, lo que garantiza la accesibilidad para todos los miembros del personal.
#3 - Garantizan la protección y seguridad de los datos
A diferencia de las hojas de registro en papel, las hojas de registro digitales garantizan la seguridad de los datos. La información se almacena de forma segura (¡y se envía directamente a su plataforma de Facility Management!), protegida contra pérdidas y falsificaciones. Además, los datos pueden recopilarse y analizarse en tiempo real. Esto ayuda a realizar un seguimiento de los flujos de personas y a identificar tendencias, proporcionando información útil para mejorar la gestión de los recursos.
Pasar del papel al formato digital nunca ha sido tan fácil
El cambio a las hojas de registro digitales es un proceso sencillo y directo. En Taqt, nuestra solución está diseñada para una fácil integración y una rápida adopción por parte de sus equipos. Ofrecemos una asistencia completa para garantizar una transición fluida y sin interrupciones de sus operaciones diarias.
La transición de los hojas de registro en papel a las soluciones digitales representa un avance significativo en eficiencia y accesibilidad dentro del sector de la limpieza. Al agilizar los procesos y reducir el tiempo necesario para tareas administrativas, como el registro de intervenciones, estas innovadoras herramientas capacitan a los empleados y mejoran la eficacia operativa general.
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